Осуществляет работу по организационно - техническому обеспечению административно распорядительной деятельности руководителя учреждения. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя учреждения. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя учреждения, взятых на контроль. Ведет контрольно - регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.
Требования:
- Обработка, сортировка, распределение корреспонденции
- Взаимодействие со смежными/внутренними подразделениями
- Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя
- Навык работы с персональным компьютером (ПК) / ноутбуком
- Организация работы приемной
- Подготовка документов и материалов необходимых для работы руководителя
- Совершение исходящих звонков
- Выполнение поручений, распоряжений, указаний руководителя
- Ответ/прием звонков
- Выполнение поручений, распоряжений, указаний генерального директора/директора
- Вежливость
- Грамотность
- Тактичность, дипломатичность
- Стрессоустойчивость
- Коммуникабельность
- Пунктуальность
- Доброжелательность
- Ответственность , добросовестность
- Получение входящей, исходящей корреспонденции, документов
- Отправка писем/документов курьерской службой
- Сканирование, копирование документов
- Встреча/прием клиентов/покупателей/гостей
- Составление документов/писем/запросов по поручению руководства
- Обработка/распределение/переадресация входящих звонков
- Организация, контроль делопроизводства, документооборота
- Формирование, подготовка, оформление документов, документации
- Работа с почтой
- Отправка и получение корреспонденции, документов почтой
- Обработка, сортировка, распределение корреспонденции
- Взаимодействие со смежными/внутренними подразделениями
- Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя
- Навык работы с персональным компьютером (ПК) / ноутбуком
- Организация работы приемной
- Подготовка документов и материалов необходимых для работы руководителя
- Совершение исходящих звонков
- Выполнение поручений, распоряжений, указаний руководителя
- Ответ/прием звонков
- Выполнение поручений, распоряжений, указаний генерального директора/директора
- Вежливость
- Грамотность
- Тактичность, дипломатичность
- Стрессоустойчивость
- Коммуникабельность
- Пунктуальность
- Доброжелательность
- Ответственность , добросовестность
- Получение входящей, исходящей корреспонденции, документов
- Отправка писем/документов курьерской службой
- Сканирование, копирование документов
- Встреча/прием клиентов/покупателей/гостей
- Составление документов/писем/запросов по поручению руководства
- Обработка/распределение/переадресация входящих звонков
- Организация, контроль делопроизводства, документооборота
- Формирование, подготовка, оформление документов, документации
- Работа с почтой
- Отправка и получение корреспонденции, документов почтой
