Вакансии Секретарь Калининградская область

Своевременное обеспечение судопроизводства по гражданским, административным и уголовным делам. Обеспечение судебного разбирательства. Для обеспечения судебного процесса секретарь судебного заседания выполняет следующие действия: вызов участников судопроизводства проверку и доклад судье, кто из вызванных по делу лиц явился в судебное заседание, извещены ли надлежащим образом неявившиеся лица отметку в судебной повестке о времени нахождения участников судебного процесса в суде ведение и оформление в установленные сроки протоколов судебного заседания, полное и правильное изложение в протоколе действий участников процесса

информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий выполнение типичных ежедневных дней организация личного приема посетителей руководителя ведение журнала предварительной записи на прием составление проектов распорядительных и информационно-справочных документов печать служебных документов и материалов получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих документов и т.д.

Требования:

• Выполнение поручений, распоряжений, указаний генерального директора/директора
• Подготовка документов и материалов необходимых для работы руководителя
• Обработка, сортировка, распределение корреспонденции
• Взаимодействие со смежными/внутренними подразделениями
• Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя
• Ответ/прием звонков
• Организация работы приемной
• Выполнение поручений, распоряжений, указаний руководителя
• Тактичность, дипломатичность
• Вежливость
• Многозадачность, интенсивность
• Выполнение поручений, распоряжений, указаний генерального директора/директора
• Подготовка документов и материалов необходимых для работы руководителя
• Обработка, сортировка, распределение корреспонденции
• Взаимодействие со смежными/внутренними подразделениями
• Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя
• Ответ/прием звонков
• Организация работы приемной
• Выполнение поручений, распоряжений, указаний руководителя
• Тактичность, дипломатичность
• Вежливость
• Многозадачность, интенсивность

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.Принимает документы и личные заявления на подпись руководителю. Следит за своевременным рассмотрением и представлением ответов структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данныхОрганизует хранение документов. Предупреждает сотрудников об истечении срока исполнения поручений директора;Фиксирует исполнение поручений.

Прием и распределение телефонных звонков организации. Организация работы с посетителями организации. Выполнение координирующих и обеспечивающих функций. Организация работы с документами. Организация текущего хранения документов. Организация обработки дел для последующего хранения. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени. Организация работы с посетителями в приемной руководителя. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя. Составление и оформление управленческой документации. Организация работы с документами в приемной руководителя. Организация хранения документов в приемной руководителя. Обеспечение руководителя информацией. Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации. Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий.

Требования:

• Ответственность , добросовестность
• Коммуникабельность
• Пунктуальность
• Навык работы с персональным компьютером (ПК) / ноутбуком
• Стрессоустойчивость
• Грамотность
• Доброжелательность
• Многозадачность, интенсивность
• Вежливость
• Выполнение поручений, распоряжений, указаний руководителя
• Ответ/прием звонков
• Тактичность, дипломатичность
• Обработка/распределение/переадресация входящих звонков
• Взаимодействие со смежными/внутренними подразделениями
• Сканирование, копирование документов
• Обработка, сортировка, распределение корреспонденции
• Получение входящей, исходящей корреспонденции, документов
• Совершение исходящих звонков
• Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя
• Организация работы приемной
• Подготовка документов и материалов необходимых для работы руководителя
• Ответственность , добросовестность
• Коммуникабельность
• Пунктуальность
• Навык работы с персональным компьютером (ПК) / ноутбуком
• Стрессоустойчивость
• Грамотность
• Доброжелательность
• Многозадачность, интенсивность
• Вежливость
• Выполнение поручений, распоряжений, указаний руководителя
• Ответ/прием звонков
• Тактичность, дипломатичность
• Обработка/распределение/переадресация входящих звонков
• Взаимодействие со смежными/внутренними подразделениями
• Сканирование, копирование документов
• Обработка, сортировка, распределение корреспонденции
• Получение входящей, исходящей корреспонденции, документов
• Совершение исходящих звонков
• Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя
• Организация работы приемной
• Подготовка документов и материалов необходимых для работы руководителя

приём и передача корреспонденции руководителю; ведение делопроизводства; подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя; организация телефонных переговоров, работа с приёмно-переговорными устройствами; подготовка к заседаниям и совещаниям (сбор материалов, оповещение участников, ведение протоколов); контроль за исполнением распоряжений руководителя и сроков выполнения его поручений;

Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя . Приём поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и передача её в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя. Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя. Контроль за своевременным рассмотрением и представлением документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись. Организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись полученной информации в его отсутствие и доведение её до его сведения. Составление писем, запросов и других документов по поручению руководителя, подготовка ответов авторам писем. Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация). Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе. Печать по указанию руководителя служебных материалов, необходимых для его работы, или введение текущей информации в банк данных. Организация приёма посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки. Копирование документов на персональном ксероксе.

Требования:

• Коммуникабельность
• Вежливость
• Организация работы приемной
• Подготовка документов и материалов необходимых для работы руководителя
• Ответ/прием звонков
• Совершение исходящих звонков
• Обработка, сортировка, распределение корреспонденции
• Получение входящей, исходящей корреспонденции, документов
• Коммуникабельность
• Владение ПК
• Вежливость
• Организация работы приемной
• Выполнение личных поручений и распоряжений руководства
• Подготовка документов и материалов необходимых для работы руководителя
• Ответ/прием звонков
• Взаимодействие с руководителями
• Совершение исходящих звонков
• Обработка, сортировка, распределение корреспонденции
• Получение, отправка входящей, исходящей корреспонденции, документов

Прием и сортировка писем Регистрация входящих и исходящих бумаг Передача документов на подпись руководителю Хранение и архивация файлов Знание офисных программ Электронный документооборот

Требования:

• Выполнение поручений, распоряжений, указаний руководителя
• Выполнение поручений, распоряжений, указаний генерального директора/директора
• Организация работы приемной
• Навык работы с персональным компьютером (ПК) / ноутбуком
• Подготовка документов и материалов необходимых для работы руководителя
• Ответ/прием звонков
• Грамотность
• Тактичность, дипломатичность
• Коммуникабельность
• Вежливость
• Доброжелательность
• Стрессоустойчивость
• Многозадачность, интенсивность
• Ответственность , добросовестность
• Пунктуальность
• Отправка писем/документов курьерской службой
• Отправка и получение корреспонденции, документов почтой
• Формирование, подготовка, оформление документов, документации
• Работа с почтой
• Сканирование, копирование документов
• Приготовление/организация чая/кофе
• Обработка/распределение/переадресация входящих звонков
• Организация/планирование рабочего дня руководителя
• Сопровождение встреч/совещаний/переговоров
• Организация, контроль делопроизводства, документооборота
• Составление документов/писем/запросов по поручению руководства
• Выполнение поручений, распоряжений, указаний руководителя
• Выполнение поручений, распоряжений, указаний генерального директора/директора
• Организация работы приемной
• Навык работы с персональным компьютером (ПК) / ноутбуком
• Подготовка документов и материалов необходимых для работы руководителя
• Ответ/прием звонков
• Грамотность
• Тактичность, дипломатичность
• Коммуникабельность
• Вежливость
• Доброжелательность
• Стрессоустойчивость
• Многозадачность, интенсивность
• Ответственность , добросовестность
• Пунктуальность
• Отправка писем/документов курьерской службой
• Отправка и получение корреспонденции, документов почтой
• Формирование, подготовка, оформление документов, документации
• Работа с почтой
• Сканирование, копирование документов
• Приготовление/организация чая/кофе
• Обработка/распределение/переадресация входящих звонков
• Организация/планирование рабочего дня руководителя
• Сопровождение встреч/совещаний/переговоров
• Организация, контроль делопроизводства, документооборота
• Составление документов/писем/запросов по поручению руководства

Должностные обязанности: 1) извещение участников процесса и других лиц о времени и месте судебного разбирательства, направление копий исковых заявлений; 2) подготовка запросов и писем, осуществление контроля за поступлением документов, истребованных мировым судьей по делу; 3) подготовка и вывешивание списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании; 4) проверка явки лиц, вызванных в судебное заседание, отметка в повестках времени их нахождения на участке мирового судьи; 5) вызов в судебное заседание участников процесса и свидетелей; 6) принятие мер для обеспечения явки участников процесса в судебное заседание; 7) ведение и оформление протоколов судебных заседаний, в том числе с использованием средств аудиозаписи (аудиопротоколирования), ознакомление с ними участников процесса по их ходатайствам; 8) осуществление контроля за использованием в ходе судебного заседания средств аудио- и (или) видеозаписи, иных технических средств; 9) осуществление контроля за поступлением документов, истребованных мировым судьей по делу; 10) ознакомление участников процесса с материалами дела по их ходатайствам; 11) ознакомление, вручение (направление) лицам, участвующим в деле, иным лицам копий судебных актов; 12) по распоряжению мирового судьи на основании письменного ходатайства лиц, участвующих в деле, их представителей и за их счет изготовление копий документов, протокола и (или) копий аудиозаписи судебного заседания; 13) осуществление контроля по делам, рассмотрение которых отложено или приостановлено; 14) отметка в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, о результатах их рассмотрения; 15) оформление (подшивка, нумерация листов, составление описи) гражданских, уголовных дел и административных материалов после их рассмотрения; 16) выписка исполнительных листов по делам, решения по которым подлежат немедленному исполнению; 17) участие в формировании и сдаче в архив законченных дел и документов, а также отборе и уничтожении материалов, сроки хранения по которым истекли; 18) размещение предусмотренной законодательством информации о деятельности мирового судьи на официальном сайте в сети Интернет в соответствии с Регламентом размещения информации о деятельности мировых судей Калининградской области в сети Интернет; 19) выполнение канцелярской и другой работы, не предусмотренной настоящим регламентом, порученной мировым судьей, Руководителем (директором) Агентства или начальником отдела; 20) исполнение в случае необходимости (болезнь, отпуск, иные случаи длительного отсутствия) обязанностей иных сотрудников судебного участка.

Должностные обязанности: 1) извещение участников процесса и других лиц о времени и месте судебного разбирательства, направление копий исковых заявлений; 2) подготовка запросов и писем, осуществление контроля за поступлением документов, истребованных мировым судьей по делу; 3) подготовка и вывешивание списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании; 4) проверка явки лиц, вызванных в судебное заседание, отметка в повестках времени их нахождения на участке мирового судьи; 5) вызов в судебное заседание участников процесса и свидетелей; 6) принятие мер для обеспечения явки участников процесса в судебное заседание; 7) ведение и оформление протоколов судебных заседаний, в том числе с использованием средств аудиозаписи (аудиопротоколирования), ознакомление с ними участников процесса по их ходатайствам; 8) осуществление контроля за использованием в ходе судебного заседания средств аудио- и (или) видеозаписи, иных технических средств; 9) осуществление контроля за поступлением документов, истребованных мировым судьей по делу; 10) ознакомление участников процесса с материалами дела по их ходатайствам; 11) ознакомление, вручение (направление) лицам, участвующим в деле, иным лицам копий судебных актов; 12) по распоряжению мирового судьи на основании письменного ходатайства лиц, участвующих в деле, их представителей и за их счет изготовление копий документов, протокола и (или) копий аудиозаписи судебного заседания; 13) осуществление контроля по делам, рассмотрение которых отложено или приостановлено; 14) отметка в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, о результатах их рассмотрения; 15) оформление (подшивка, нумерация листов, составление описи) гражданских, уголовных дел и административных материалов после их рассмотрения; 16) выписка исполнительных листов по делам, решения по которым подлежат немедленному исполнению; 17) участие в формировании и сдаче в архив законченных дел и документов, а также отборе и уничтожении материалов, сроки хранения по которым истекли; 18) размещение предусмотренной законодательством информации о деятельности мирового судьи на официальном сайте в сети Интернет в соответствии с Регламентом размещения информации о деятельности мировых судей Калининградской области в сети Интернет; 19) выполнение канцелярской и другой работы, не предусмотренной настоящим регламентом, порученной мировым судьей, Руководителем (директором) Агентства или начальником отдела; 20) исполнение в случае необходимости (болезнь, отпуск, иные случаи длительного отсутствия) обязанностей иных сотрудников судебного участка.

Составление расписания занятий: Разработка и оптимизация расписания учебных занятий, учитывая требования программ, квалификацию преподавателей и наличие учебных аудиторий. Учет пожеланий и рекомендаций преподавателей и студентов при составлении расписания. Координация учебного процесса: Обеспечение своевременного информирования студентов и преподавателей о расписании занятий. Внесение изменений в расписание в случае необходимости (замены преподавателей, переносы занятий и т.д.). Взаимодействие с другими отделами: Сотрудничество с учебным отделом, администрацией колледжа и другими службами для оптимального планирования учебного процесса. Работа с системой управления учебным процессом (если таковая имеется) для автоматизации составления расписания. Контроль за соблюдением расписания: Мониторинг выполнения расписания и оперативное решение возникающих проблем. Принятие мер для устранения конфликтов, возникающих в расписании. Документация и отчетность: Ведение учета и документации по расписанию занятий. Подготовка отчетов о ходе учебного процесса и анализ эффективности расписания. Консультации и поддержка: Ответы на запросы студентов и преподавателей по вопросам, связанным с расписанием. Консультирование по вопросам учебного процесса и организации занятий. Организация мероприятий: Участие в планировании и организации учебных мероприятий, экзаменов, семинаров и практических занятий.

Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме, подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений. Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль. Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.

Ведение делопроизводства, в том числе в электронной форме, подготовка проектов приказов по движению контингента обучающихся, оформление личных дел обучающихся

регистрация входящих и исходящих документов, отправка и прием почтовых отправлений, прием входящих звонков, исполнение отдельных поручений главы, ведение архива документов

вакансия с 01.08.2024г.

подготовка и организация проведения заседаний и иных плановых мероприятий комиссии; контроль за своевременностью подготовки и представления материалов для рассмотрения на заседаниях комиссии; ведение делопроизводства комиссии; участие в организации межведомственных мероприятий по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних, в том числе межведомственных конференций, совещаний, семинаров

Требования:

• Умение работать с большим объемом документов/информации
• Работа с документами, документацией
• Навык работы с оргтехникой
• Навык работы с персональным компьютером (ПК) / ноутбуком
• Умение работать с большим объемом документов/информации
• Работа с документами, документацией
• Навык работы с оргтехникой
• Навык работы с персональным компьютером (ПК) / ноутбуком

- организация размещения информации в подсистеме бюджетного планирования государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами Электронный бюджет- осуществление функционала секретаря городской межведомственной комиссии по профилактике правонарушений- вопросы дополнительного образования в образовательных организациях- организация оздоровительной кампании для детей в возрасте от 6 до 18 лет- обеспечение детей военнослужащих путевками в загородные организации отдыха и оздоровления детей в возрасте от 6 до 18 лет- организация независимой оценки качества условий оказания образовательной деятельности подведомственными организациями дополнительного образования и координация её проведения- организация работы по профилактике асоциальных явлений в общеобразовательных организациях- организация работы по воспитательной работе- организация работы по профилактике безопасного дорожного движения- организация муниципальных, региональных, Всероссийских и международных соревнований, конкурсов, фестивалей, проектов, программ, форумов- координация работы муниципального опорного центра персонифицированного учёта обучающихся по программам дополнительного образования- совместно с кадровым центром город Советска организация и контроль работы по трудоустройству подростков в летний период- консультация граждан по вопросам предоставления муниципальной услуги об организации дополнительного образования в образовательных организациях- осуществление сбора информации, подготовка статистических отчетов информационно-аналитической информации и контроль исполнения муниципальными образовательными организациями и организациями дополнительного образования, реализующими программы дополнительного образования детей, законодательства в области образования и государственных стандартов- организация и проведение мониторингов муниципальной системы дополнительного образования, участие в реализации региональных и федеральных программ в сфере образования- подготовка ответов в пределах своей компетенции на заявления, обращения граждан, учреждений и организаций, поступивших в управление