Вакансии Секретарь Калининградская область

Санаторий Отрадное на постоянную работу приглашает секретаря-делопроизводителя. Обязанности: регистрация входящей и исходящей документации, издание приказов по деятельности санатория, ответ на телефоные звонки, получение корреспонденции и отправка писем.

На секретаря-делопроизводителя возлагается осуществление следующих функциональных обязанностей: - технические и организационные функции по обеспечению деятельности судебного участка (судебных участков); - функции курьера; - осуществляет помощь в первоначальном оформлении гражданских, уголовных дел и административных материалов (подшивка в обложку, нумерация листов, составление описи); - участие в ведении архива (систематизация архивных документов, учет и хранение уголовных, гражданских и административных дел, других материалов и вещественных доказательств, составление архивных описей); - подача заявок на обеспечение судебного участка бланочной продукцией, канцелярскими принадлежностями, предметами хозяйственного обихода, техническими средствами, необходимыми для бесперебойной работы судебного участка; - участие в организации охраны зданий, помещений и другого имущества судебных участков; - прием и отправка почтовой корреспонденции; - подготовка проектов договоров на уборку помещений судебных участков и ежемесячных актов выполненных работ; - выполнение печатных работ.

Своевременное обеспечение судопроизводства по гражданским, административным и уголовным делам. Обеспечение судебного разбирательства. Для обеспечения судебного процесса секретарь судебного заседания выполняет следующие действия: вызов участников судопроизводства проверку и доклад судье, кто из вызванных по делу лиц явился в судебное заседание, извещены ли надлежащим образом неявившиеся лица отметку в судебной повестке о времени нахождения участников судебного процесса в суде ведение и оформление в установленные сроки протоколов судебного заседания, полное и правильное изложение в протоколе действий участников процесса

Секретарь учебной части обязан: 1. Принимать поступающую в школу корреспонденцию, передавть ее в соответствии с указаниями директора школы 2. Вести делопроизводство, в том числ в электронном формате 3. обеспечивает: выдачу справок сотрудникам, своевременное оформление трудовых книжек, личных дел сотрудников и кадровых приказов, подготовку материала на военнообязанных, оформление и сдача в архив документации по кадрам, своевременная подготовка и сдава установленной отчетной документации по кадрам

Требования:

• Навык работы с персональным компьютером (ПК) / ноутбуком
• Обработка, сортировка, распределение корреспонденции
• Выполнение поручений, распоряжений, указаний руководителя
• Ответственность , добросовестность
• Грамотность
• Взаимодействие со смежными/внутренними подразделениями
• Подготовка документов и материалов необходимых для работы руководителя
• Коммуникабельность
• Навык работы с персональным компьютером (ПК) / ноутбуком
• Обработка, сортировка, распределение корреспонденции
• Выполнение поручений, распоряжений, указаний руководителя
• Ответственность , добросовестность
• Грамотность
• Взаимодействие со смежными/внутренними подразделениями
• Подготовка документов и материалов необходимых для работы руководителя
• Коммуникабельность

Приём, увольнение сотрудников. Оформление карточек Т2. Формирование отчетов в ОФСР. Приём и обработка звонков, почтовых сообщений. Выполнение поручений руководителя.

Требования:

• Ответ/прием звонков
• Тактичность, дипломатичность
• Организация, контроль делопроизводства, документооборота
• Обработка/распределение/переадресация входящих звонков
• Получение входящей, исходящей корреспонденции, документов
• Передача информации сотрудникам/руководителям
• Ответ/прием звонков
• Тактичность, дипломатичность
• Организация, контроль делопроизводства, документооборота
• Обработка/распределение/переадресация входящих звонков
• Получение входящей, исходящей корреспонденции, документов
• Передача информации сотрудникам/руководителям

Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных Организация хранения документов. предупреждает сотрудников об истечении срока исполнения поручений директора; фиксирует исполнение поручений

Виды документов, их назначение; виды номенклатур, общие требования к номенклатуре дел; грамматические правила русского языка; действующие правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления; деловой протокол; инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур; правила организации приема посетителей в школе; правила подготовки и передачи дел в архив школы; правила поддержания и развития межличностных отношений; правила подписания и утверждения документов; правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами Работа с ЭДО.

Отсутствие вредных привычек, энергичность, инициативность, самостоятельность, ответственность. Работа с электронным документооборотом.

1. Организация документооборота (подготовка, редактирование, оформление документов) 2. Ведение архивных документов 3. Ответ на телефонные звонки и электронные письма 4.Сбор и анализ информации по различным вопросам 5. Умение владеть программами: - СБИС - Почта Mail.ru - Microsoft Word - Microsoft Excel - Microsoft PowerPoint -ДЕЛО-WEB 6. Сотрудничество с другими подразделениями для эффективного выполнения задач. 7.Прием граждан

Требования:

• Коммуникабельность
• Стрессоустойчивость
• Доброжелательность
• Вежливость
• Ответ/прием звонков
• Тактичность, дипломатичность
• Передача информации сотрудникам/руководителям
• Подготовка документов и материалов необходимых для работы руководителя
• Коммуникабельность
• Стрессоустойчивость
• Доброжелательность
• Вежливость
• Ответ/прием звонков
• Тактичность, дипломатичность
• Передача информации сотрудникам/руководителям
• Подготовка документов и материалов необходимых для работы руководителя

Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя . Приём поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и передача её в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя. Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя. Контроль за своевременным рассмотрением и представлением документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись. Организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись полученной информации в его отсутствие и доведение её до его сведения. Составление писем, запросов и других документов по поручению руководителя, подготовка ответов авторам писем. Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация). Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе. Печать по указанию руководителя служебных материалов, необходимых для его работы, или введение текущей информации в банк данных. Организация приёма посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки. Копирование документов на персональном ксероксе.

Требования:

• Коммуникабельность
• Вежливость
• Организация работы приемной
• Подготовка документов и материалов необходимых для работы руководителя
• Ответ/прием звонков
• Совершение исходящих звонков
• Обработка, сортировка, распределение корреспонденции
• Получение входящей, исходящей корреспонденции, документов
• Коммуникабельность
• Владение ПК
• Вежливость
• Организация работы приемной
• Выполнение личных поручений и распоряжений руководства
• Подготовка документов и материалов необходимых для работы руководителя
• Ответ/прием звонков
• Взаимодействие с руководителями
• Совершение исходящих звонков
• Обработка, сортировка, распределение корреспонденции
• Получение, отправка входящей, исходящей корреспонденции, документов

- ведет график предосавления служебных автомобилей работникам Учреждения - осуществляет работу с электронной почтой Учреждения: регулярный просмотр и распечатывание сообщений, поступающих в адрес Учреждения, передача для дальнейшей регистрации в системе электронного документооборота (СЭД ДЕЛО), удаление сообщений, не относящихся к деятельности Учреждения; - проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, некачественно подготовленные документы возвращает на редактирование исполнителю, формирует папку на подпись руководителю Учреждения; - после подписания писем руководителем передает их для дальнейшей регистрации в СЭД ДЕЛО; - организует телефонные переговоры руководства Учреждения, в отсутствие директора записывает полученную информацию и своевременно доводит ее до сведения руководства; 4.2.4. Оформляет исходящую корреспонденцию, адресованную гражданам, учреждениям и организациям в соответствии с требованиями ФГУП Почта России (программа Партионная почта ); 4.2.5. Отправляет оформленную исходящую корреспонденцию посредством предоставленной услуги по двухстороннему обмену письменной корреспонденции ФГУП Почта России. 4.2.6. Выполняет иные поручения директора Учреждения по профессиональному профилю работы; 4.2.7. Консультирует сотрудников Учреждения по вопросам, входящим в его компетенцию. 4.2.8. Взаимодействует в пределах своей компетенции с сотрудниками администрации городского округа Город Калининград, подведомственными ей организациями, а также иными юридическими и физическими лицами.

Должностные обязанности: 1) извещение участников процесса и других лиц о времени и месте судебного разбирательства, направление копий исковых заявлений; 2) подготовка запросов и писем, осуществление контроля за поступлением документов, истребованных мировым судьей по делу; 3) подготовка и вывешивание списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании; 4) проверка явки лиц, вызванных в судебное заседание, отметка в повестках времени их нахождения на участке мирового судьи; 5) вызов в судебное заседание участников процесса и свидетелей; 6) принятие мер для обеспечения явки участников процесса в судебное заседание; 7) ведение и оформление протоколов судебных заседаний, в том числе с использованием средств аудиозаписи (аудиопротоколирования), ознакомление с ними участников процесса по их ходатайствам; 8) осуществление контроля за использованием в ходе судебного заседания средств аудио- и (или) видеозаписи, иных технических средств; 9) осуществление контроля за поступлением документов, истребованных мировым судьей по делу; 10) ознакомление участников процесса с материалами дела по их ходатайствам; 11) ознакомление, вручение (направление) лицам, участвующим в деле, иным лицам копий судебных актов; 12) по распоряжению мирового судьи на основании письменного ходатайства лиц, участвующих в деле, их представителей и за их счет изготовление копий документов, протокола и (или) копий аудиозаписи судебного заседания; 13) осуществление контроля по делам, рассмотрение которых отложено или приостановлено; 14) отметка в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, о результатах их рассмотрения; 15) оформление (подшивка, нумерация листов, составление описи) гражданских, уголовных дел и административных материалов после их рассмотрения; 16) выписка исполнительных листов по делам, решения по которым подлежат немедленному исполнению; 17) участие в формировании и сдаче в архив законченных дел и документов, а также отборе и уничтожении материалов, сроки хранения по которым истекли; 18) размещение предусмотренной законодательством информации о деятельности мирового судьи на официальном сайте в сети Интернет в соответствии с Регламентом размещения информации о деятельности мировых судей Калининградской области в сети Интернет; 19) выполнение канцелярской и другой работы, не предусмотренной настоящим регламентом, порученной мировым судьей, Руководителем (директором) Агентства или начальником отдела; 20) исполнение в случае необходимости (болезнь, отпуск, иные случаи длительного отсутствия) обязанностей иных сотрудников судебного участка.

Должностные обязанности: 1) извещение участников процесса и других лиц о времени и месте судебного разбирательства, направление копий исковых заявлений; 2) подготовка запросов и писем, осуществление контроля за поступлением документов, истребованных мировым судьей по делу; 3) подготовка и вывешивание списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании; 4) проверка явки лиц, вызванных в судебное заседание, отметка в повестках времени их нахождения на участке мирового судьи; 5) вызов в судебное заседание участников процесса и свидетелей; 6) принятие мер для обеспечения явки участников процесса в судебное заседание; 7) ведение и оформление протоколов судебных заседаний, в том числе с использованием средств аудиозаписи (аудиопротоколирования), ознакомление с ними участников процесса по их ходатайствам; 8) осуществление контроля за использованием в ходе судебного заседания средств аудио- и (или) видеозаписи, иных технических средств; 9) осуществление контроля за поступлением документов, истребованных мировым судьей по делу; 10) ознакомление участников процесса с материалами дела по их ходатайствам; 11) ознакомление, вручение (направление) лицам, участвующим в деле, иным лицам копий судебных актов; 12) по распоряжению мирового судьи на основании письменного ходатайства лиц, участвующих в деле, их представителей и за их счет изготовление копий документов, протокола и (или) копий аудиозаписи судебного заседания; 13) осуществление контроля по делам, рассмотрение которых отложено или приостановлено; 14) отметка в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, о результатах их рассмотрения; 15) оформление (подшивка, нумерация листов, составление описи) гражданских, уголовных дел и административных материалов после их рассмотрения; 16) выписка исполнительных листов по делам, решения по которым подлежат немедленному исполнению; 17) участие в формировании и сдаче в архив законченных дел и документов, а также отборе и уничтожении материалов, сроки хранения по которым истекли; 18) размещение предусмотренной законодательством информации о деятельности мирового судьи на официальном сайте в сети Интернет в соответствии с Регламентом размещения информации о деятельности мировых судей Калининградской области в сети Интернет; 19) выполнение канцелярской и другой работы, не предусмотренной настоящим регламентом, порученной мировым судьей, Руководителем (директором) Агентства или начальником отдела; 20) исполнение в случае необходимости (болезнь, отпуск, иные случаи длительного отсутствия) обязанностей иных сотрудников судебного участка.

Документооборот, прием и увольнение на работу прием и отчисление учащихся ведение медицинского учета ведение трудовых книжек

1 ставка

1. Приём поступающей в учреждение корреспонденции и её передача в соответствии с указаниями руководителя в структурные подразделения или конкретным исполнителям. 2. Ведение делопроизводства, в том числе в электронной форме. 3. Подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформление личных дел принятых на обучение. 4. Обработка и оформление сдачи личных дел обучающихся в архив. 5. Выполнение операций с применением компьютерной техники по программам для сбора, обработки и представления информации. 6. Контроль за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение структурными подразделениями и исполнителями. 7. По поручению директора (его заместителя) составление писем, запросов и других документов, подготовка ответов авторам обращений. 8. Контроль за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя. 9. Взаимодействие с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений. 10. Соблюдение правил по охране труда и пожарной безопасности и др.

Требования:

• Выполнение поручений, распоряжений, указаний руководителя
• Совершение исходящих звонков
• Навык работы с персональным компьютером (ПК) / ноутбуком
• Ответ/прием звонков
• Обработка, сортировка, распределение корреспонденции
• Организация работы приемной
• Взаимодействие со смежными/внутренними подразделениями
• Выполнение поручений, распоряжений, указаний генерального директора/директора
• Подготовка документов и материалов необходимых для работы руководителя
• Коммуникабельность
• Грамотность
• Вежливость
• Тактичность, дипломатичность
• Многозадачность, интенсивность
• Ответственность , добросовестность
• Доброжелательность
• Стрессоустойчивость
• Пунктуальность
• Встреча/прием клиентов/покупателей/гостей
• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя
• Организация, контроль делопроизводства, документооборота
• Работа с почтой
• Получение входящей, исходящей корреспонденции, документов
• Составление документов/писем/запросов по поручению руководства
• Выполнение поручений, распоряжений, указаний руководителя
• Совершение исходящих звонков
• Навык работы с персональным компьютером (ПК) / ноутбуком
• Ответ/прием звонков
• Обработка, сортировка, распределение корреспонденции
• Организация работы приемной
• Взаимодействие со смежными/внутренними подразделениями
• Выполнение поручений, распоряжений, указаний генерального директора/директора
• Подготовка документов и материалов необходимых для работы руководителя
• Коммуникабельность
• Грамотность
• Вежливость
• Тактичность, дипломатичность
• Многозадачность, интенсивность
• Ответственность , добросовестность
• Доброжелательность
• Стрессоустойчивость
• Пунктуальность
• Встреча/прием клиентов/покупателей/гостей
• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя
• Организация, контроль делопроизводства, документооборота
• Работа с почтой
• Получение входящей, исходящей корреспонденции, документов
• Составление документов/писем/запросов по поручению руководства

3.1. На заведующего канцелярией возлагается осуществление следующих функциональных обязанностей:- организует работу канцелярии;- осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;-обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, первоначальное оформление гражданских, уголовных дел и административных материалов (подшивка в обложку, нумерация листов, составление описи);- осуществляет регистрацию и учет поступающих на судебный участок предложений, заявок, жалоб, контроль за сроками их рассмотрения;-осуществляет своевременное оформление и отправку дел с апелляционными и частными жалобами, протестами в вышестоящий суд;- направляет по запросам компетентных органов судебные дела, иные материалы и документы;- ведет прием, учет, хранение, уничтожение и списание бланков исполнительных листов, ведение журнала учета бланков исполнительных листов;- осуществляет выписку и выдачу исполнительных листов;- выдает копии приговоров, постановлений, определений суда, подлинников документов из дела по распоряжению мирового судьи;- ведет;-ведет журналы и учетно-статистические карточки по уголовным, гражданским и административным делам;-осуществление подготовки и направление документов по исполнению гражданских дел, а также контроля за получением сообщений об их исполнении;- ведет учет и контроль за исполнением судебных поручений, поступивших из других судов;- осуществляет составление и представление в установленные сроки в Агентство статистических отчетов;- отправляет почтовую корреспонденцию по назначению (в случае отсутствия на судебном участке секретаря-делопроизводителя);- составляет отчет о почтовых расходах и своевременное представление его в Агентство (в случае отсутствия на судебном участке секретаря-делопроизводителя);- осуществляет контроль за потребностью судебного участка в бланочной продукции, канцелярских принадлежностях, предметах хозяйственного обихода, технических средствах, необходимых для бесперебойной работы судебного участка и своевременное представление заявок в Агентство;- участвует в организации охраны зданий, помещений и другого имущества судебного участка, в том числе, организации сдачи под охрану на пульт помещений судебного участка (судебных участков);- осуществляет контроль за исправностью средств связи, пожарно-охранной, тревожной сигнализации, электрооборудования и доступ к соответствующим щиткам, а также выполняет мероприятия по охране труда, противопожарной безопасности и технике безопасности и своевременно извещает Агентство о неисправности вышеуказанных технических средств.

На заведующего канцелярией возлагается осуществление следующих функциональных обязанностей:- организует работу канцелярии;- осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;-обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, первоначальное оформление гражданских, уголовных дел и административных материалов (подшивка в обложку, нумерация листов, составление описи);- осуществляет регистрацию и учет поступающих на судебный участок предложений, заявок, жалоб, контроль за сроками их рассмотрения;-осуществляет своевременное оформление и отправку дел с апелляционными и частными жалобами, протестами в вышестоящий суд;- направляет по запросам компетентных органов судебные дела, иные материалы и документы;- ведет прием, учет, хранение, уничтожение и списание бланков исполнительных листов, ведение журнала учета бланков исполнительных листов;- осуществляет выписку и выдачу исполнительных листов;- выдает копии приговоров, постановлений, определений суда, подлинников документов из дела по распоряжению мирового судьи;- ведет;-ведет журналы и учетно-статистические карточки по уголовным, гражданским и административным делам;-осуществление подготовки и направление документов по исполнению гражданских дел, а также контроля за получением сообщений об их исполнении;- ведет учет и контроль за исполнением судебных поручений, поступивших из других судов;- осуществляет составление и представление в установленные сроки в Агентство статистических отчетов;- отправляет почтовую корреспонденцию по назначению (в случае отсутствия на судебном участке секретаря-делопроизводителя);- составляет отчет о почтовых расходах и своевременное представление его в Агентство (в случае отсутствия на судебном участке секретаря-делопроизводителя);- осуществляет контроль за потребностью судебного участка в бланочной продукции, канцелярских принадлежностях, предметах хозяйственного обихода, технических средствах, необходимых для бесперебойной работы судебного участка и своевременное представление заявок в Агентство;- участвует в организации охраны зданий, помещений и другого имущества судебного участка, в том числе, организации сдачи под охрану на пульт помещений судебного участка (судебных участков);- осуществляет контроль за исправностью средств связи, пожарно-охранной, тревожной сигнализации, электрооборудования и доступ к соответствующим щиткам, а также выполняет мероприятия по охране труда, противопожарной безопасности и технике безопасности и своевременно извещает Агентство о неисправности вышеуказанных технических средств.

- организация размещения информации в подсистеме бюджетного планирования государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами Электронный бюджет- осуществление функционала секретаря городской межведомственной комиссии по профилактике правонарушений- вопросы дополнительного образования в образовательных организациях- организация оздоровительной кампании для детей в возрасте от 6 до 18 лет- обеспечение детей военнослужащих путевками в загородные организации отдыха и оздоровления детей в возрасте от 6 до 18 лет- организация независимой оценки качества условий оказания образовательной деятельности подведомственными организациями дополнительного образования и координация её проведения- организация работы по профилактике асоциальных явлений в общеобразовательных организациях- организация работы по воспитательной работе- организация работы по профилактике безопасного дорожного движения- организация муниципальных, региональных, Всероссийских и международных соревнований, конкурсов, фестивалей, проектов, программ, форумов- координация работы муниципального опорного центра персонифицированного учёта обучающихся по программам дополнительного образования- совместно с кадровым центром город Советска организация и контроль работы по трудоустройству подростков в летний период- консультация граждан по вопросам предоставления муниципальной услуги об организации дополнительного образования в образовательных организациях- осуществление сбора информации, подготовка статистических отчетов информационно-аналитической информации и контроль исполнения муниципальными образовательными организациями и организациями дополнительного образования, реализующими программы дополнительного образования детей, законодательства в области образования и государственных стандартов- организация и проведение мониторингов муниципальной системы дополнительного образования, участие в реализации региональных и федеральных программ в сфере образования- подготовка ответов в пределах своей компетенции на заявления, обращения граждан, учреждений и организаций, поступивших в управление